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【仕事効率を下げない方法】頭の中にあるタスクをなくす

生産性を上げるコツ

毎日の仕事、勉強では、量とともに質が重要になってきます。

これらは仕事の効率で規定されることが多いですが、一日のなかでこなすことのできる仕事量が多ければ多いほど生産性は上がりますね。

生産性を上げるコツは、主に2つあります。

・生産性を上げる知恵を身につける

・生産性を下げてしまう要因を取り除く

前者は、かなりの割合で多数の方法論が存在しています。

書店やブログで見かけるのも、前者の生産性向上の秘訣でしょう。

私も、日ごろからシンプルに実践することのできる生産性向上習慣をご紹介しています。

そんな生産性向上習慣を実践してもなお、

・なかなか毎日の成長を実感しづらいという方

・どことなく気がそぞろで、いつも将来の不安に囚われている

上記のような悩みを抱えている方は、もしかしたら生産性が下がる要因をずっと抱えながら生活されているのかもしれません。

今回は、生産性を下げてしまう要因について考えてみましょう。

生産性を下げる要因は、ずばり「頭の荷物」にある

生産性を上げるためには、頭の回転がフル活動する必要があります。

頭のなかで色々なことを考え、そして行動に移すわけですから、常に頭の中は新鮮な状態で歯車が回る状態にしておかなければなりません。

生産性向上習慣のなかに、しっかりと睡眠をとることと、朝にきちんと起きる習慣をつけることをご紹介したのはそういう理由です。

寝ぼけ眼でする仕事は絶対に成功しません。

仮に進捗するとしても、頭がはっきりした状態と、ぼんやりした状態でする仕事の生産性はどちらが良いか言わずもがなでしょう。

頭をフル回転させるためには、そのような良質な睡眠や食事が必要になりますが、もう一つ重要な点があります。

それが、

回転を鈍らせる「中途半端なタスク」をなるべく減らす

というところです。

具体的には、

・今日やれることを明日に先延ばししてしまう

・悩みを多く抱えた状態で生活する

・結論が出ない問題を多く抱えている

このような方に「中途半端なタスク」が存在すると考えてよいでしょう。

私たちの頭の中にあるメモリーカードは、実はそれほど容量がありません。

一度に覚えきれる量はかなり少ないことが知られています(ワーキングメモリーと言われます)。

では、その少ない容量に、「常に占有しているデータ」が存在したらどうなるでしょうか。

もちろん、新しく詰めこむことのできるデータは限られてしまいますよね。

上述の問題を抱えている方々は、頭の中のメモリーカードが多くのデータで埋め尽くされ、新しいことが入っていかない状態となっているのです。

もちろん、睡眠不足や不摂生、不要なストレスを抱えることは、メモリーカードの容量そのものを減らしてしまうイメージとなってしまいますが、「中途半端なタスク」多数存在していることにより、新しく入れることのできるデータが限られてしまうのです。

仕事をしていると、自分の裁量だけではどうにもできないことが降りかかってきます。

様々な理由で、発展途上のタスクや業務を抱えている時間が多ければ多いほど、生産性はどんどん下がっていきます。

マルチタスクをすることが実は生産性を下げてしまうという理由は、ここにあります。

マルチタスクは同時に中途半端なタスクが残ってしまいますので、頭の中のワーキングメモリーを相当量占有してしまうのです。

生産性を上げようとして、様々な仕事を同時にこなそうとすると、拡張できない自分自身のワーキングメモリーが悲鳴を上げ、生産性が逆に下がってしまうのです。

では、具体的にどのようにすれば生産性が上がっていくのでしょうか。

私が実践している方法は主に2つあります。

生産性を下げないコツ(1) シングルタスクを徹底する

マルチタスクがメモリーを占有してしまうのであれば、シングルタスクを徹底すればよいのです。

もちろん、外的な要因でなかなか動かせないことも多いとは思いますが、そのなかでも優先順位を必ずつけて、「これが終わったら次はあれに取り掛かる」と必ず段取りをつけて仕事に挑むようにしましょう。

医師のなかでも特に救急外来をやっていると、この「マルチタスク」を要求される場面が数多く出現します。

要するに、通常の外来とは異なり、救急外来は不特定多数が時間指定もなく来院するわけです。同時に患者さんが来院した場合は「マルチタスク」を余儀なくされるわけです。

しかし、ここに優先順位の考え方を取り入れることにより、医師はマルチタスクをシングルタスクに変化させ、効率を上げていくわけです。

当然救急搬送は外的な要因で生じますから、私自身の手ではどうしようもありません。

しかし、シングルタスクにしたうえで、以下に紹介するコツも併用することで、限られた時間内で全力を出し切ることが可能になります。

生産性を下げないコツ(2) すぐに仕事にとりかかり消化する

それは、次のタスクに取り掛かるまで「あとちょっと休もう」という考え方を徹底的に排除することで、タスクを昇華するまでのタイムラグを極限まで小さくするという考え方です。

私は、その日にできる仕事は先延ばしを絶対にしないという信条を掲げています。ですから、その日のうちに仕事が終われば、それ以上の仕事はしませんから、定時に帰ることを実現できているわけです。

医師はなかなか定時帰宅することが難しい職業ですが、意外と事務作業や医師が漫然と労働していることにより残された業務が定時帰宅を困難にしていることが多いです。

日中は全力でタイムラグを小さくし、仕事時間をぎゅっと圧縮してしまう。

こうすることにより、生産性の低下は極力抑えることができます。

大量に存在するタスク

マルチタスクにせずにシングルタスクにするために優先順位をつける

優先順位の高い順番にタイムラグなく全力で消化しにかかる

この順番で、明日に持ち越す中途半端なタスクをできるだけ消してしまうように努めることで、夕方からは常に新鮮な頭(中途半端なタスクが頭の中に存在しない状態)で新しい仕事に向かうことができます。

まれに超重症患者さんが入ると、日夜考える必要が出ますから、そうなるとやはり前述の方法が取れなくなりますので、生産性はガクッと下がります。

そうなってしまうのは必然ですが、その他の安定している日に関しては、絶対に仕事を残さないようにするというのが重要です。多忙と言われている医師の業務ですが、このように生産性を下げないように工夫することで、自分の時間も作ることができますし、毎日クリアな頭で新しいタスクに取り掛かることができています。

人間の頭はそれほど効率的ではない

ワーキングメモリーは意外と少ないものです。そのことについて何も考えずに一日をタスクで埋め尽くしてしまうと、いつの間にか生産性が落ちてしまっているということも少なくありません。

いわゆる「ながら勉強」も、実は複数のタスクが頭の中で同時進行で動いてしまっていますから、勉強そのものの質が低下してしまいかねません。

資産運用も、その点で私はストレスが少なくなるようになるべく工夫をしています。

日々変動する市場をいつも気にかけていると、その他のタスクを実行する生産性が下がるばかりか、余計なストレスを抱え、正確な判断ができなくなってしまうこともあるからです。

したがって、仕事についても資産運用に関しても、絶対に変更しない「ルール」を作って、それに従って淡々と行動するということが今では私の習慣となっています。

習慣にしてしまうことで、ワーキングメモリーを使用しなくても行動できるようにするというのが良いですね。

すぐに行動してすぐに消化して、その日のノルマを終えてしまう。

昼には全力で働き、夜には何も考えずに全力で休む。

中途半端を極限まで削った先に、高い生産性が見えてくるのではないかなと思います。

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Zen

4,000万円の負債を背負い、日々労働に明け暮れる薄給内科医です。 私を迷うことなく選んでくれた妻と一緒に、経済的自由を目指します。 とりあえず身体を壊さないように30代で5,000万円の金融資産を作ります! 経済的自由を得るまでの道のりを記録していきます。 最後に全員を幸せにして笑って生活するのが夢です。 応援よろしくお願いします(´ー`)

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